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< P > H e a l t h c a r e p r a c t i c e o w n e r s a n d m a n a g e r s a r e o f t e n a s t o u n d e d t o r e a l i z e t h a t i t c a n c o s t a s m u c h a s $ 6 o r $ 7 t o s u c c e s s f u l l y c o l l e c t a p a t i e n t p a y m e n t u s i n g t r a d i t i o n a l i n v o i c e s t h r o u g h t h e m a i l . C o n s i d e r i n g e m p l o y e e t i m e , a s w e l l a s p o s t a g e a n d e n v e l o p e s , t h e c o s t t r u l y a d d s u p w h e n s e n d i n g d o z e n s o f i n v o i c e s e a c h w e e k . T h e h o u r s s p e n t p r e p a r i n g i n v o i c e s a l s o d e t r a c t f r o m o t h e r e n d e a v o r s a r o u n d t h e o f f i c e v a l u a b l e t i m e t h a t c o u l d b e f o c u s e d o n i m p r o v i n g p a t i e n t f l o w , r e c o r d s m a n a g e m e n t , e t c . n o t t o m e n t i o n t h a t m o s t p a t i e n t s a r e s e n t t w o o r e v e n t h r e e i n v o i c e s b e f o r e t h e y r e t u r n p a y m e n t . E s t a b l i s h i n g a f o r m a l p a y m e n t p o l i c y w i t h y o u r p a t i e n t s c a n h e l p i m p r o v e c o l l e c t i o n s a n d r e d u c e p r a c t i c e o v e r h e a d . < / P > < P > < B > D e s i g n i n g a P a t i e n t P a y m e n t P o l i c y : < / B > W h e n d e s i g n i n g y o u r p a y m e n t p o l i c y , s p e n d s o m e t i m e t a l k i n g w i t h y o u r s t a f f , t h e p e r s o n r e s p o n s i b l e f o r y o u r b i l l i n g a n d c o l l e a g u e s a t o t h e r p r a c t i c e s . T h e s e r e s o u r c e s o f t e n p r o v i d e i n s i g h t f u l i n f o r m a t i o n f r o m d i r e c t p e r s o n a l e x p e r i e n c e a b o u t w h a t w o r k s a n d w h a t d o e s n t . C o n s i d e r t h e h i s t o r y o f y o u r p r a c t i c e i n d e f i n i n g h o w f a r y o u s h o u l d t o r e a c h w i t h y o u r p a y m e n t p o l i c y ; t h e r e a r e v a r i a t i o n s f r o m o n e l o c a l e t o t h e n e x t w i t h r e s p e c t t o a g e , e c o n o m i c s t a t u s , a n d s o o n . I n s o m e a r e a s a w r i t t e n s t a t e m e n t o f w h i c h i n s u r a n c e s y o u a c c e p t a n d t h a t p a y m e n t i s d u e i n f u l l a t t h e t i m e o f s e r v i c e m i g h t b e s a t i s f a c t o r y . O t h e r a r e a s m i g h t r e q u i r e d e t a i l e d i n f o r m a t i o n a b o u t p a y m e n t p l a n s , m i n i m u m p a y m e n t s a n d y o u r u s e o f c o l l e c t i o n s a g e n c i e s t o s e t t h e a p p r o p r i a t e e x p e c t a t i o n s . < / P > < P > J u s t r e m e m b e r t o k e e p i t s i m p l e . T h e m o r e s t r a i g h t f o r w a r d y o u r p o l i c y , t h e m o r e e f f e c t i v e i t w i l l b e . B e u p f r o n t a b o u t y o u r r u l e s , c l e a r o n h o w y o u w i l l h a n d l e n o n - p a y m e n t , a n d d i r e c t w i t h e n f o r c e m e n t . T o o m a n y p r a c t i c e s h a v e f o u n d o u t t h e h a r d w a y i t s m u c h e a s i e r t o o f f e r a c l e a r l y w r i t t e n p o l i c y i n a d v a n c e t h a n i t i s t o c a l m a s h o c k e d p a t i e n t d o w n w h e n a s k e d t o r e m i t a l a r g e p a y m e n t o n t h e s p o t . < / P > < P > < B > A F e w C o n s i d e r a t i o n s : < / B > T h e m o s t s t r a i g h t f o r w a r d , d i r e c t p a y m e n t p o l i c y w o u l d r e q u i r e a l l p a t i e n t o b l i g a t i o n s a r e m e t a t t h e t i m e o f s e r v i c e , b u t t h a t s n o t a l w a y s a n o p t i o n . W h a t a b o u t p a t i e n t s w h o " f o r g e t " t h e i r c h e c k b o o k ? H o w a b o u t t h o s e p a t i e n t s w h o j u s t d o n t h a v e e n o u g h m o n e y t o c o v e r a n e x p e n s i v e p r o c e d u r e ? B e l o w a r e a f e w o p t i o n s y o u m i g h t w a n t t o c o n s i d e r . < / P > < P > < I > I n v o i c i n g C h a r g e s : < / I > S o m e p r a c t i c e s o f f e r t o s e n d o u t p a t i e n t i n v o i c e s i n l i e u o f p a y m e n t a t t h e o f f i c e b u t a d d a n " i n v o i c i n g c h a r g e " t o e a c h m a i l e d s t a t e m e n t . T h e s e c h a r g e s o f t e n r a n g e a n y w h e r e f r o m $ 1 - $ 5 p e r s t a t e m e n t a n d h e l p d e f r a y s o m e o v e r h e a d , b u t r a r e l y a l l o f i t . W h i l e i n v o i c i n g c h a r g e s c a n b e e f f e c t i v e i n g e t t i n g p a t i e n t s t o r e m i t p a y m e n t w i t h t h e f i r s t b i l l , t h e y c a n r e f l e c t n e g a t i v e l y i n a s a t u r a t e d m a r k e t w i t h s t r o n g c o m p e t i t i o n b e t w e e n p r a c t i c e s , n o t t o m e n t i o n f o r n e w p r a c t i c e s s e e k i n g t o b u i l d a p a t i e n t b a s e . < / P > < P > < I > P a y m e n t P l a n s : < / I > P a y m e n t p l a n s c a n b e a g o o d a l t e r n a t i v e f o r p a t i e n t s u n a b l e t o m e e t f u l l o b l i g a t i o n s a t t h e t i m e o f s e r v i c e , b u t d e t a i l e d p a r a m e t e r s a r e a n i m p e r a t i v e . K e e p i n m i n d p a y m e n t p l a n s t h a t r u n t o o l o n g i n c r e a s e t h e r i s k o f d e f a u l t . S o m e p r a c t i c e s h a v e f o u n d t h e b e s t a p p r o a c h i s t o l i m i t t e r m s t o s i x m o n t h s o r l e s s . < / P > < P > F o r s o m e t y p e s o f p r a c t i c e s , a n e x a m p l e p a y m e n t p l a n p o l i c y m i g h t e s t a b l i s h a m i n i m u m o f s a y , $ 1 0 0 d u e a t t h e t i m e o f s e r v i c e , w i t h t h e b a l a n c e d i v i d e d i n t o e q u a l i n s t a l l m e n t s o v e r t h e f o l l o w i n g 6 m o n t h s . O r , y o u m i g h t d i v i d e t h e t o t a l b a l a n c e i n t o 6 m o n t h l y i n s t a l l m e n t s , w i t h t h e f i r s t i n s t a l l m e n t d u e a t t h e t i m e o f s e r v i c e . < / P > < P > R e g a r d l e s s o f h o w y o u r p a y m e n t p l a n i s s t r u c t u r e d , i t s h o u l d f o c u s o n t w o e q u a l l y i m p o r t a n t g o a l s . F i r s t , k e e p i t s i m p l e t o a v o i d c o n f u s i o n . S e c o n d , f i n d a r e a s o n a b l e b a l a n c e b e t w e e n c o l l e c t i n g a s m u c h a s p o s s i b l e u p f r o n t , a t t h e t i m e o f t h e v i s i t , a n d w h a t t h e p a t i e n t c a n b e a r . I f p a t i e n t s s t r e t c h t o o f a r u p f r o n t , t h e y m a y n o t b e a b l e t o m a k e t h e r e m a i n i n g p a y m e n t s o v e r t h e f o l l o w i n g p e r i o d , r e s u l t i n g i n t h e w o r s t c a s e s c e n a r i o f o r e v e r y o n e - d e f a u l t . < / P > < P > < I > I n t e r e s t : < / I > M o s t o f f i c e s o f f e r i n g p a y m e n t p l a n s d o n o t c h a r g e i n t e r e s t , b u t i t s n o t a n u n h e a r d o f p r a c t i c e . I n t e r e s t c h a r g e s , l i k e i n v o i c i n g c h a r g e s , c a n b e a n e g a t i v e d e t e r m i n i n g f a c t o r i n c o m p e t i t i v e m a r k e t s a n d f o r n e w p r a c t i c e s . C h a r g i n g i n t e r e s t a l s o r e q u i r e s a d d i t i o n a l s t a f f t i m e t o c a l c u l a t e i n v o i c e s b e f o r e m a i l i n g , r a r e l y o f f s e t t i n g t h e a d d e d o v e r h e a d . A n o t h e r i m p o r t a n t f a c t o r t o r e m e m b e r w i t h i n t e r e s t c h a r g e s i s a d h e r e n c e t o t h e r u l e s T r u t h i n L e n d i n g A c t . T h i s c a n a d d s e v e r a l m o r e l a y e r s o f r e q u i r e m e n t s t o y o u r p r a c t i c e s a d m i n i s t r a t i o n , c r e a t i n g f u r t h e r u n n e c e s s a r y c o m p l i c a t i o n s . < / P > < P > < I > C o l l e c t i o n s A g e n c i e s : < / I > T e a m i n g w i t h a c o l l e c t i o n s a g e n c y c a n p r o v i d e y o u w i t h s o m e r e c o u r s e i f p a t i e n t s f a l l i n t o d e f a u l t , b u t c o n s i d e r y o u r o p t i o n s c a r e f u l l y a s c o l l e c t i o n a g e n c i e s c a n c h a r g e a n y w h e r e f r o m 1 5 % t o 5 0 % o n r e c e i v a b l e s . A n y s u c h p a r t n e r s h i p s s h o u l d b e t h o r o u g h l y r e s e a r c h e d i n a d v a n c e , a n d o u t l i n e d i n d e t a i l i n y o u r p o l i c y , i n c l u d i n g a g e n c y c o n t a c t i n f o r m a t i o n f o r y o u r p a t i e n t s . < / P > < P > < I > N o S h o w s : < / I > P a t i e n t s w h o f a i l t o s h o w u p f o r a v i s i t w i t h o u t n o t i c e i s , f r a n k l y , a n n o y i n g a n d r u d e . B u t i n v o i c i n g n o s h o w s c a n t u r n p a t i e n t s a w a y f r o m f u t u r e v i s i t s , n o t t o m e n t i o n t h e y t y p i c a l l y h a v e a v e r y l o w r e c e i v a b l e r a t e . I f y o u p l a n o n i n v o i c i n g n o s h o w s , k e e p b o t h o f t h e s e p o i n t s i n m i n d a s t h e o v e r h e a d c o s t s o f i n v o i c i n g m a y g i v e y o u e n o u g h c a u s e t o w r i t e i t o f f c o m p l e t e l y . < / P > < P > < I > A l t e r n a t e P a y m e n t M e t h o d s : < / I > C o n s i d e r o f f e r i n g a s m a n y p a y m e n t m e t h o d s a s p o s s i b l e . R e c e n t y e a r s h a v e s e e n a d e c r e a s e i n c r e d i t c a r d p r o c e s s i n g f e e , m a k i n g t h e m m o r e a t t r a c t i v e e v e n f o r p r a c t i c e s w i t h o n l y m o d e r a t e p a t i e n t t r a f f i c . C r e d i t c a r d s c a n a l s o b e u s e d t o b i l l f o r m o n t h l y i n s t a l l m e n t s a n d p a y m e n t p l a n s i f s i g n e d a u t h o r i z a t i o n i s p r o v i d e d . T h i s w i l l a l s o h e l p c i r c u m v e n t t h e p r o v e r b i a l c h e c k i n t h e m a i l , a n d , y o u l l k n o w i m m e d i a t e l y i f t h e c h a r g e i s r e j e c t e d . < / P > < P > < B > C o m m u n i c a t i o n : < / B > W h a t e v e r p a r a m e t e r s a r e d e f i n e d i n y o u r p a y m e n t p o l i c y , c o m m u n i c a t i o n i s k e y t o e n s u r i n g s m o o t h i m p l e m e n t a t i o n . R e m e m b e r t h a t y o u r o f f i c e s t a f f i s o n t h e f r o n t l i n e w h e n i t c o m e s t o a d d r e s s i n g t h e p o l i c y w i t h p a t i e n t s a n d s h o u l d b e g i v e n c l e a r i n s t r u c t i o n s o n a l l a s p e c t s . A n o f f i c e w i d e m e e t i n g c a n b e n e f i t e v e r y o n e , o f f e r i n g t h e o p p o r t u n i t y f o r s t a f f t o a s k q u e s t i o n s b e f o r e i m p l e m e n t a t i o n . P r o v i d e f r o n t o f f i c e s t a f f w i t h a n " i n t e r n a l " c o p y o f t h e p o l i c y w i t h s u g g e s t i o n s o n w h e n a n d h o w t o r e m i n d p a t i e n t s o f t h e p o l i c y . < / P > < P > I n r e l a y i n g t h e n e w p o l i c y t o p a t i e n t s , a s i g n a t t h e c h e c k - i n c o u n t e r s t a t i n g " A l l p a t i e n t o b l i g a t i o n s m u s t b e r e s o l v e d a t t h e t i m e o f s e r v i c e " i s a n e a s y f i r s t s t e p . S e c o n d , c r e a t e a d e t a i l e d f l y e r o u t l i n i n g y o u r p o l i c y a n d k e e p a s t a c k v i s i b l e i n t h e w a i t i n g a r e a , a n d , f o r t h e f i r s t f e w m o n t h s , e a c h p a t i e n t s h o u l d b e p r o v i d e d w i t h a c o p y o f y o u r f l y e r u p o n c h e c k - i n . F r o n t o f f i c e s t a f f s h o u l d o f a d v i s e p a t i e n t s w h e n t h e y c a l l f o r a n a p p o i n t m e n t a n d r e m i n d t h e m v e r b a l l y w h e n u p o n a r r i v a l . I f s t e p s a r e n e c e s s a r y , y o u m i g h t r e q u i r e e a c h p a t i e n t s i g n a " P a y m e n t P o l i c y A g r e e m e n t " a n d k e e p i t w i t h t h e i r r e c o r d s . < / P > < P > S o m e p r a c t i c e s n o w e v e n s e n d a " n e w p a t i e n t i n f o r m a t i o n p a c k e t " w h e n a n a p p o i n t m e n t i s s c h e d u l e d f a r e n o u g h i n a d v a n c e . T h i s i s a n e x c e l l e n t o p p o r t u n i t y t o i n c l u d e b i l l i n g p o l i c i e s w i t h o t h e r i n f o r m a t i o n a b o u t y o u r p r a c t i c e . P r a c t i c e s m i g h t a l s o i n c l u d e b a c k g r o u n d i n f o r m a t i o n o n p r o v i d e r s , h e a l t h y l i v i n g s u g g e s t i o n s g e a r e d t o w a r d t h e p r a c t i c e s p e c i a l t y , o r i n f o r m a t i o n o n h o w p a t i e n t s s h o u l d p r e p a r e f o r a n o f f i c e v i s i t . < / P > < P > < B > I m p l e m e n t a t i o n : < / B > C r e a t i n g y o u r p o l i c y i s t h e f i r s t s t e p t o i m p r o v i n g o u t o f p o c k e t c o l l e c t i o n s , b u t i t w i l l o n l y b e a s e f f e c t i v e a s y o u r i m p l e m e n t a t i o n a n d f o l l o w t h r o u g h . A f e w s m a l l a d j u s t m e n t s t o o f f i c e p r o c e d u r e s w i l l e n s u r e t h i s i s c a r r i e d o u t s u c c e s s f u l l y . < / P > < P > F i r s t , i t s h o u l d b e c o m e s t a n d a r d p r o c e d u r e f o r s t a f f t o o b t a i n p r e - a u t h o r i z a t i o n f r o m i n s u r a n c e c a r r i e r s - b e f o r e t h e a p p o i n t m e n t , n o t j u s t b e f o r e a c l a i m i s f i l e d . C r e a t e a l i s t o f s t e p s a s s o c i a t e d w i t h s c h e d u l i n g a p a t i e n t v i s i t t h a t i n c l u d e s r e s e a r c h i n g c o - p a y s , d e d u c t i b l e s , v i s i t a t i o n a l l o w a n c e s , e t c . d i r e c t l y w i t h t h e c a r r i e r . A l t h o u g h p r e - a u t h o r i z a t i o n s c a n b e m a d e o v e r t h e p h o n e , " s e l f - s e r v e " o n l i n e w i t h m a n y c a r r i e r s i s m u c h q u i c k e r . C o m m o n c a r r i e r w e b s i t e s c o u l d e v e n b e b o o k m a r k e d o n w o r k s t a t i o n s f o r e a s y a c c e s s . < / P > < P > S e c o n d , c o n d i t i o n y o u r s t a f f t o l e v e r a g e i n f o r m a t i o n f r o m p r e - a u t h o r i z a t i o n s a n d d i s c u s s p a t i e n t o b l i g a t i o n s a t c h e c k - i n . A l l p a r t i e s s h o u l d b e f u l l y a w a r e o f t h e i r r e s p o n s i b i l i t i e s a n d p a t i e n t s e x p e c t e d t o a d v i s e h o w t h e y w i l l r e m i t p a y m e n t . < / P > < P > T h i r d , t o e n s u r e p a t i e n t s d o n t " g e t a w a y " w i t h o u t p a y i n g e v e r y o n e s h o u l d b e r e q u i r e d t o c h e c k - o u t , a s w e l l a s c h e c k - i n . A l l m e m b e r s o f y o u r s t a f f - d o c t o r s , n u r s e s , a s s i s t a n t s , w h o e v e r i s t h e l a s t t o v i s i t w i t h t h e p a t i e n t s h o u l d c l e a r l y r e m i n d t h e m t o s t o p b y t h e f r o n t d e s k o r c a s h i e r t o a d d r e s s c o - p a y s o n t h e w a y o u t , a n d r e c e i v e d e t a i l e d i n s t r u c t i o n s o n a d d i t i o n a l b a l a n c e s t h a t w i l l b e b i l l e d t o t h e m . < / P > < P > F i n a l l y , r e v i e w t h e p e r f o r m a n c e o f y o u r p o l i c y . A l l o w o n e o r t w o w e e k s f o r c h a n g e s t o t a k e e f f e c t a n d b e g i n e v a l u a t i o n o f r e s u l t s . A r m y o u r s e l f w i t h d e t a i l e d i n f o r m a t i o n a b o u t c o l l e c t i o n s r a t e s f o r t h e w e e k s a n d m o n t h s p r i o r t o t h e c h a n g e a n d c o m p a r e a g a i n s t t h e w e e k s i m m e d i a t e l y f o l l o w i n g . T a k e n o t e o f w h a t s g o i n g o n a r o u n d t h e o f f i c e ; e v a l u a t e h o w t h e s t a f f i s m a n a g i n g t h e n e w p o l i c y a n d m a k e c h a n g e s a s n e c e s s a r y . I f s o m e t h i n g d o e s n o t a p p e a r t o b e w o r k i n g , m a k e s u r e y o u v e g i v e n a m p l e t i m e t o f u l l y m e a s u r e r e s u l t s , b u t d o n t b e a f r a i d t o m a k e a n o t h e r c h a n g e . R e m e m b e r , m a x i m i z i n g o u t o f p o c k e t c o l l e c t i o n s i s a n o n g o i n g t a s k , b u t i f d o n e p r o p e r l y i t c a n y i e l d g r e a t i m p r o v e m e n t s i n y o u r p r a c t i c e s o v e r a l l p r o f i t a b i l i t y . < / P >
Author: K Allen
Author Bio:
K Allen is an expert on this subject. K has written several articles in the past on this topic.
