< P > O b t a i n i n g t h e s k i l l s f o r w r i t i n g g o o d b u s i n e s s c o r r e p o n d e n c e i s i m p o r t a n t ; a j o b s e e k e r n e e d s t o s e n d c u s t o m i s e d j o b a p p l i c a t i o n l e t t e r s . A s e c r e t a r y n e e d s t o s e n d o u t a n o f f i c i a l i n v i t a t i o n l e t t e r . A p u r c h a s i n g a s s i s t a n t m a y n e e d t o p r e p a r e a n i n v o i c e . I t d o e s n o t n e c e s s a r i l y i m p l y t h a t y o u m u s t j u s t h a v e a g o o d s t a n d a r d o f E n g l i s h . Y o u s h o u l d r e m e m b e r t h a t c o r r e s p o n d e n c e m e a n s t o c o m m u n i c a t e a m e s s a g e . I t i s a t w o - w a y e f f o r t b e t w e e n t h e w r i t e r a n d t h e r e c e i v e r . < / P > < P > H e r e a r e s o m e t i p s : < / P > < P > T h e P r i n t i n g < / P > < P > T h e q u a l i t y o f y o u r p r i n t i n g r e f l e c t s t h e s t a t u r e o f y o u r o w n c o m p a n y . E n s u r e t h a t y o u r p r i n t e r h a s a n a d e q u a t e i n k c a r t r i d g e a n d t h e p r i n t i n g i s e v e n . D o n o t s e t y o u r p r i n t e r t o q u i c k d r a f t a s t h e q u a l i t y i s n o t u p t o s t a n d a r d a n d m a y n o t b e e a s y f o r t h e r e c e i v e r t o r e a d . < / P > < P > W r i t e T o T h e P o i n t < / P > < P > T h e s t r u c t u r e o f t h e b u s i n e s s c o r r e s p o n d e n c e s h o u l d a l w a y s b e t o t h e p o i n t a n d n o t b e o p e n e d t o v a r i o u s i n t e r p r e t a t i o n s . Y o u r w r i t i n g s h o u l d n o t b e r e p e t i t i v e a n d a b u s i n e s s l e t t e r s h o u l d p r e f e r a b l y b e a p a g e l o n g . I f y o u r r e c e i v e r d o e s n o t h a v e a n y b a c k g r o u n d i n f o r m a t i o n , y o u s h o u l d i n c l u d e a n a t t a c h m e n t w i t h t h e c o v e r l e t t e r . < / P > < P > T h e T i t l e O f B u s i n e s s C o r r e s p o n d e n c e < / P > < P > T h e t i t l e o f y o u r b u s i n e s s c o r r e s p o n d e n c e s h o u l d p r e f e r a b l y b e a l i n e l o n g a n d n o t h a v e a f o n t t h a t i s t o o b i g . I f t h e t i t l e i s n o t c l e a r , y o u r l e t t e r m a y b e p u t u n d e r t h e K I V t r a y o f y o u r r e c e i v e r . T h e r e a r e m a n y s e n i o r e x e c u t i v e s w h o e m p o w e r t h e i r p e r s o n a l a s s i s t a n t s t o s o r t o u t t h e i r c o r p o r a t e m a i l . < / P > < P > S h o r t S e n t e n c e s Y o u r s e n t e n c e s s h o u l d n o t b e t o o l o n g . T h e y s h o u l d b e c o n s i s t e n t w i t h t h e t h e m e o f t h e c o r r e s p o n d e n c e a n d y o u s h o u l d a v o i d j a r g o n s o r q u o t a t i o n s . < / P > < P > W a t c h Y o u r P u n c t u a t i o n < / P > < P > P u n c t u a t i o n r u l e s s h o u l d b e a d h e r e d . W i t h t h e p o p u l a r i t y o f o f f i c e s o f t w a r e t o o l s , p r e s e n t a t i o n b u l l e t s a r e u s e d i n d i s c r i m i n a t e l y i n a l l b u s i n e s s c o r r e s p o n d e n c e . P l e a s e u s e t h i s t o o l a p p r o p r i a t e l y a n d m a i n t a i n t h e o f f i c i a l n a t u r e o f y o u r w r i t i n g . < / P > < P > T h e R e c e i v e r s D e t a i l s < / P > < P > I t w i l l r e f l e c t v e r y b a d l y o n y o u r p r o f e s s i o n a l i s m i f y o u m a k e a n e r r o r i n t h e n a m e o r d e s i g n a t i o n o f y o u r r e c e i v e r . I t i m p l i e s t h a t y o u d o n o t t a k e t h e b u s i n e s s c o r r e s p o n d e n c e a s i m p o r t a n t . < / P > < P > Y o u r C o n t a c t < / P > < P > Y o u s h o u l d l e a v e y o u r d i r e c t c o n t a c t n u m b e r o r e v e n a n e m a i l a d d r e s s i f y o u n e e d a n u r g e n t r e p l y f r o m t h e r e c e i v e r . W i t h t h e i m p r o v e m e n t i n t e l e c o m m u n i c a t i o n s , i t i s e x p e c t e d t h a t t h e m e s s a g e b e r e l a y e d i n t h e q u i c k e s t m a n n e r . I t i s n o t a g o o d i d e a j u s t t o l e a v e y o u r c o r p o r a t e n u m b e r w i t h a v o i c e m a i l . < / P > < P > R e m e m b e r T o P r o o f r e a d < / P > < P > I t i s a g o o d h a b i t t o p r o o f r e a d y o u r w r i t i n g ; d o n o t j u s t r e l y o n s p e l l - c h e c k o r g r a m m a r - c h e c k t o d o t h e j o b . A s a n i l l u s t r a t i o n , a f t e r c a r e f u l r e a d i n g o f y o u r b u s i n e s s w r i t i n g , y o u m a y d i s c o v e r t h a t y o u r w r i t i n g i s t o o c a s u a l f o r t h e s i t u a t i o n . < / P > < P > F a x C o v e r L e t t e r < / P > < P > I f y o u r a r e s e n d i n g o u t a f a x , y o u m u s t r e m e m b e r t o i n c l u d e a c o v e r l e t t e r t o a c c o m p a n y t h e r e s t o f t h e c o r r e s p o n d e n c e . T h i s i s t o e n s u r e t h a t y o u r r e c e i v e r o b t a i n s a l l y o u r c o r r e s p o n d e n c e . < / P > < P > Y o u r S i g n a t u r e < / P > < P > Y o u m u s t r e m e m b e r t o s i g n y o u r b u s i n e s s c o r r e s p o n d e n c e , w h e r e n e c e s s a r y . < / P >
Author: Colin Ong TS
Author Bio:
Colin Ong TS is an expert in this field. Colin has written several articles in the past on this topic.
